Upravljanje dokumentima

SharePoint je Microsoftova tehnologija za upravljanje dokumentima koja je, pod različitim imenima, korišćena proteklih nekoliko godina. Uprkos dugom trajanju, mnogi korisnici kompjutera nisu svesni njenog postojanja, a malobrojni još uvek pokušavaju da razumeju kako ova tehnologija krajnjim korisnicima pojednostavljuje mrežno okruženje. Svaka organizacija koja generiše određeni sadržaj može imati benefite od korišćenja SharePointa. Neke manje organizacije zahtevaće samo WSS 3.0, ali će veći deo njih imati najveće benefite od implementacije MOSS 2007.

Šta je SharePoint?

Upotreba SharePointa može podrazumevati različite stvari za različite korisnike. Ukratko ćemo se osvrnuti na to kako SharePoint vide korisnici i menadžeri, i dati uvid u to kako ga vide mrežni administratori.

Pogled iz ugla korisnika

U svetu kompjutera proizvod može izgledati vrlo različito, u zavisnosti od ugla gledanja. Na primer, korisnici SharePointa vide njegovo okruženje kao aplikaciju koja im je na dohvat ruke. Korisnik otvara web browser i najednom je pristupio Akses spredšitovima (Access spreadsheets), Wordovom dokumentu, e-mail poruci, apdejtovanoj listi zadataka ili podacima sa posebne Peoplesoft aplikacije koje pristupaju Oracleovoj bazi podataka.
Za korisnike, SharePoint je više od dokument menadžment sistema; on je korisničko okruženje, fajl sistem menadžment, database abstractor, menadžer zadataka (task manager) i relaciona baza podataka. Ukratko, to je aplikacija sa više aspekata, čiji je osnovni zadatak da korisniku učini pristup podacima transparentnim.

Pogled iz ugla menadžera

Menadžer može imati firmu sa 18 zaposlenih, pet projekata u različitim fazama i zahtev da obezbedi sigurnost informacija koje kreiraju njegovi zaposleni. SharePoint može pomoći u realizaciji svih ovih zadataka, ali i više od toga.
SharePoint nudi izbore za upravljanje projektom. Najsofisticiraniji od njih je Project Server koji koristi SharePoint da bi pristupio projektnim podacima uskladištenim u SQL Server bazi podataka. Manje sofisticiran, ali upotrebljiv način je korišćenje Microsoft Projecta i jednostavna podela zadataka korisnicima kroz SharePoint. Neki od izveštaja i "šta ako" mogućnosti su izgubljeni, ali sve ostaje u istoj SharePoint bazi podataka. Sa Project Serverom, odvojena baza podataka je korišćena samo za projektne podatke. Zadaci (task element) se prosleđuju kroz Outlook. Kada se koristi Outlook 2007 zadatak može biti apdejtovan u Outlooku i postovan na SharePointu i obrnuto.

SharePoint obezbeđuje menadžerima pogled fokusiran na bezbednost. To znači da korisnici vide samo one stavke kojima imaju pristup. Ako korisnik nema pristup čitanju određene stavke, nje nema na displeju biblioteke. Ako korisnik nema pristup biblioteci, čitava biblioteka neće biti na displeju. Tako se bezbednost jednostavno obezbeđuje i daje se mogućnost upravljanja onim što korisnik želi da gleda.

Pogled iz ugla mrežnih administratora

Do sada nismo govorili o implikacijama pokretanja SharePointa u mrežnom okruženju. Da bi prosledio sve servise koje smo pomenuli, SharePoint svakako zavisi od pouzdane mreže. Ali davanje pouzdanih mrežnih servisa se u većini kompanija uzima "zdravo za gotovo"; SharePoint može značajno smanjiti vreme potrebno za upravljanje fajl sistemom.

U mnogim organizacijama dokumenti su uskladišteni na fajl serveru, u hijerarhijskom pogledu, organizovani od strane projekta ili firme, i njima upravljaju administratori mreže. To znači da je fajl sistem obezbeđen od strane administratora mreže, bekap i oporavak su u delokrugu data centra, a kontrolu pristupa, u principu, takođe imaju administratori mreže. SharePoint eliminiše sve probleme data menadžmenta, kontrole i bezbednosti.

Kompletan tekst možete pročitati u našem virtuelnom izdanju.